代发薪资系统(Payroll System)对美国雇主的重要性及步骤
代发薪资系统(Payroll System)对美国雇主的重要性及步骤

如果您希望将来或者已经在美国设立公司,遵守美国税法是非常重要的。其中,员工工资是公司的一大支出,是否设立完善的代发薪资系统(Payroll System)对公司的管理以及遵守美国税法有重要意义。此文的目的是为了提醒美国雇主代发薪资系统的重要性以及指导其如何在公司设置完善的代发薪资系统,从而帮助减少公司成立初期的复杂程度,助您成功事业一臂之力。

设立代发薪资系统的重要性

  1. 遵守美国联邦税法及州税法。美国的税务法律法规包括联邦法和州法。设立完善的代发薪资系统可以自动处理员工税务信息并自动扣税,帮助雇主遵守纳税义务。另外,由于美国居民有每年报税的义务,代发薪资系统还会自动在每年特定时间自动产生的W-2表格,以便公司员工用于每年报税。
  2. 准确计算员工工资及节省时间。设立完善的代发薪资系统后,系统会自动并准确计算出员工的工资、自动通过支票或者存款的方式支付员工工资以及自动生成工资单,其中包括基本底薪、奖金、加班工资、佣金、报销、假期等项目。
  3. 方便记录保存。美国联邦税务局(Internal Revenue Service,简称IRS)要求雇主保存工资税的相关文件至少四年。另外,美国劳工部(U.S. Department of Labor)要求雇主保存薪资发放记录至少三年。手动输入薪资记录不仅费时间,且容易造成记录输入错误或者混乱。相比之下,设立代发薪资系统显得简单且有效地多。
  4. 帮助公司内部管理。大部分代发薪资系统可以自动生成工资报告(Payroll Report),雇主及公司内部高层管理者可以根据此报告迅速找到不同时间段公司在员工工资成本的支出是多少、员工人数、最高及最低员工的工资等信息,以便管理者做出决策。另外,代发薪资系统可以很大程度地保证公司发放薪资的稳定,避免延迟发放工资、漏发工资这种情况发生。

设立代发薪资系统的步骤

  1. 获取雇主身份号码(Employer Identification Number 简称EIN),又称联邦税识别号码(Federal Tax Identification Number)。设立公司后、开始雇佣员工前,雇主需要向IRS申请一个EIN。此EIN可以在IRS网上在线申请或者直接联系IRS申请。
  2. 检查公司是否需要当地州税号。美国部分州要求雇主申请一个州的税号。
  3. 分清楚独立承包商和员工的差异。二者之间的差异影响雇主对员工的代扣所得税、代扣代缴社会保险和医疗保险税,并缴纳失业税等。
  4. 处理好员工的文件。当雇主聘用一名员工,雇主必须要员工填写W-4表(员工预扣税证明书) (Form W-4, Employee's Withholding Allowance Certificate)。 W-4表告诉雇主该员工的婚姻状况、预扣所得税宽减额以及雇主从员工薪资中扣除联邦所得税后额外其他用途的预扣金额。如果员工无法给雇主一个完整的W-4表时,雇主必须把他或她作為单身并且没有其他抵税优惠来从薪资中预扣联邦所得税。
  5. 确定支付工资周期。确定支付工资周期(无论是两周支付一次还是四周支付一次)可能取决于州法的规定。一旦此周期确定,无论对于是全职还是兼职的员工,IRS会要求雇主按照此周期预扣联邦所得税。
  6. 仔细斟酌员工工资及补偿条款。在确定员工基本工资后,雇主还需要考虑如何提供带薪休假、如何跟踪员工工时、是否以及如何支付加班费、是否以及如何支付佣金等问题。如果雇主为员工提供医疗保险和退休金等福利,还需要在每次支付工资前扣除一定的保险金和退休金并支付到相关机构。
  7. 选择一个适合雇主的代发薪资系统。管理代发工资系统需要特别注意此系统的准确度及细节,因此值得雇主花一定时间去做研究并选择一个适合自己的代发薪资系统。如果可以咨询同行,这也是一个不错的选择。一般情况下,雇主可以选择由公司内部注册会计师(CPA)来操作或者外包给专门的代发薪资公司来处理。
  8. 运行代发薪资系统。在整理所有员工表格和信息后,雇主就可以开始运行薪资。根据您选择的代发薪资系统,雇主可以将信息提供给代发薪资公司处理或者由公司内部注册会计师输入信息。
  9. 保存薪资支付记录。联邦法律以及部分州法律规定,雇主需要将员工薪资记录保存一定时间。如上所述,IRS要求雇主保存工资税的相关文件至少四年。
  10. 申报工资税。一般而言,雇主必须向IRS递交支付给员工的工资、小费和补偿等的年度或者季度报告。